Der Empfang, die Schnittstelle unseres Verlagshauses

Was passiert eigentlich an unserem Empfang? Unsere Auszubildende Anna Weber hat den Selbstversuch gewagt und einen Tag hinter dem Tresen im Foyer verbracht.

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Mein Tag am Empfang

Es ist Mittwoch, 12:30 Uhr. Ich nehme hinter dem großen weißen Tresen im Foyer der Schlütersche Platz – dem Empfang. Schon vor einigen Wochen bekam ich hier im Rahmen meiner Ausbildung praktische Einblicke in die Aufgaben des Empfangsteams. Die vier Kolleginnen stehen in wechselnder Besetzung je nach Tag und Uhrzeit als Ansprechpartnerinnen bereit. Heute bin ich als Reporterin unserer Mitarbeiterzeitschrift TRANSPARENT hier, um ihnen über die Schulter zu schauen.

Fast alle Kolleginnen und Kollegen der Schlüterschen kommen täglich mehrfach am Empfang vorbei. Doch was passiert hier in der Schnittstelle unseres Verlagshauses eigentlich alles? Das kann zu jeder Minute etwas anderes sein. „Ich würde gerne meine Geldkarte aufladen“ – diese Anfrage gibt es speziell zur Mittagszeit regelmäßig. Dient die Karte doch zur Bezahlung im Betriebsrestaurant, ob für externe Gäste oder Kolleginnen und Kollegen, die ihre Mitarbeiterkarte dafür nicht nutzen möchten. Ein Lesegerät zeigt das aktuelle
Guthaben an, nach Barzahlung buchen wir den gewünschten Betrag per Computer auf die Karte.

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"Schlütersche Verlags-gesellschaft, guten Tag!"

Apropos Karte: Eine verlorene Guthabenkarte wird heute am Empfang abgegeben. Denn hier ist auch die erste Anlaufstelle für Fundsachen. Anhand der Kartennummer können wir den Besitzer feststellen und benachrichtigen – Problem gelöst.

Das Telefon klingelt. Ich melde mich: „Schlütersche Verlagsgesellschaft, guten Tag.“ Kunden und andere externe Anrufer landen über unsere Haus-Rufnummer zunächst hier in der Telefonzentrale. Wir fragen, wie wir weiterhelfen können. Wenn der Anrufer jemanden Bestimmtes sprechen möchte, stellen wir durch. Falls er ein Anliegen ohne konkreten
Ansprechpartner hat, helfen wir dabei, den richtigen Kontakt zu finden. Gespräch erfolgreich übergeben!

Auch die zentralen E-Mail Postfächer info@ schluetersche.de und service@schluetersche.de werden von uns bearbeitet – hier prüfen wir regelmäßig den Posteingang und leiten Mails an die passenden Empfänger weiter.

„Zehn Kaffee-Kapseln, bitte.“ „Gerne, welche Sorte?“ Der Verkauf der Kapseln für die Kaffeemaschinen im Haus gehört ebenfalls fest zum Tagesablauf. Wir notieren Sorte und Anzahl der verkauften Kapseln sowie den Betrag. Die Buchführung muss schließlich stimmen. Das gilt auch bei den Massage-Terminen, die über uns gebucht und bezahlt werden. Zweimal pro Woche rechnen wir unsere Kasse ab und zahlen das eingenommene Geld in der zentralen Kasse bei der Buchhaltung ein.

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Kaffeekapseln für die Kollegin

Ganz ohne Bezahlung läuft die Ausgabe der Fuhrpark-Fahrzeuge der Schlüterschen – doch gilt es auch hier, die richtigen Abläufe zu befolgen. Wenn ein Kollege ein Fahrzeug für eine Dienstfahrt benötigt, meldet er dies in der Regel im Voraus an. Wir notieren das gewünschte Datum und die Dauer und reservieren den Wagen für diesen Zeitraum. Vor der Ausgabe des Schlüssels prüfen wir den Führerschein und lassen die Nutzungsbedingungen unterschreiben. „Gute Fahrt!“ – „Vielen Dank!

Zwischen den vielen Kontakten gibt es auch mal Ruhephasen. Wir nutzen die Zeit, um für die Poststelle Rechnungen und Belegexemplare in Briefumschläge einzutüten. Die benötigten Materialien bekommen wir von der Poststelle, die auch die gefüllten Umschläge wieder abholt, sie frankiert und verschickt.

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Langweilig wird es nie!

Zwei Besucher kommen durch die Drehtür ins Foyer. „Guten Tag, wir haben einen Termin mit Frau Meier.“ „Gerne, ich sage ihr gleich Bescheid.“ Die ganz klassische Empfangs-Tätigkeit gehört selbstverständlich auch zum Aufgabenspektrum: Gäste begrüßen und den passenden Ansprechpartnern im Haus vermitteln. Wir informieren unsere Kollegin telefonisch, dass sie ihre Besucher abholt. Diese bekommen von uns eine Karte, die mit einer Zahl gekennzeichnet ist. Bei Ankunft notieren wir uns Namen und Uhrzeit. Bei Abgabe der Karte schreiben wir den Zeitpunkt, wann die Gäste gegangen sind, dazu. „Auf Wiedersehen!“ So haben wir immer im Blick, wer gerade im Hause ist. Daran führt im Verlagshaus der Schlüterschen, wo jeden Tag mehrere hundert Menschen ein- und ausgehen, kein Weg vorbei.

17 Uhr. Der Mitarbeiter der Wach- und Schließgesellschaft ist da und übernimmt unseren Platz. Es ist im Laufe des Nachmittags viel passiert, und morgen werden diese und andere Aufgaben erneut dafür sorgen, dass das Empfangsteam reichlich zu tun hat. Denn an diesem zentralen Punkt des Verlagshauses läuft Tag für Tag sehr viel zusammen!

Anna Weber
Auszubildende Schlütersche Verlagsgesellschaft